Как да се научим да приоритизираме задачите си
Без значение дали става дума за служители, ръководители на екипи или ръководители на отдели, всеки се сблъсква ежедневно с вечните въпроси: Кое е по-важно, кое е по-спешно, на кои задачи трябва да поставя приоритет? Забързаната обстановка на работния ден често ни пречи да отговорим правилно на тези въпроси, но няма нищо, което не можем да постигнем с правилния метод. Ето няколко съвета за разпределяне на задачите по важност и по спешност.
Първо разликата между спешна задача и важна задача.
На първо място, важни задачи са тези, които, когато се изпълнят, ще ви донесат явна полза, обикновено свързани с постигането на вашите цели или целите на вашата организация. Нещо е важно, ако ви доближи до целите ви.
И второ, спешните задачи са тези, които имат срок. Щом наближи този срок, който не може да бъде отложен, тази задача става спешна. Тази спешност ще определи и времето, необходимо за изпълнение на тази задача.
И разбира се, също така е възможно да се намерят задачи, които са спешни и важни едновременно, и съм сигурен, че сте заключили, че именно на последния тип ще трябва да дадете основен приоритет. Като цяло можем да разграничим четири типа задачи:
1. Спешни и важни задачи
Това са задачи с най-висок приоритет – тези, които ще ви накарат да поставите всичко останало в режим на изчакване, за да се концентрирате върху тях. Същевременно от тях очаквате явна и осезаема полза. Те трябва да бъдат направени по най-бързия начин.
2. Неотложни, маловажни задачи
Тези задачи трябва да се изпълняват с определен приоритет, но като се има предвид, че те не генерират никаква стойност. Затова най-често се препоръчва, ако можете, да ги делегирате на вашите колеги или сътрудници.
3. Не особено спешни, но важни задачи
Тези задачи трябва да бъдат включени в графика ви във време, което е удобно за вас. Важното е този план да бъде спазен. В противен случай бъдете наясно, че рано или късно те ще станат спешни и важни задачи.
4. Задачи, които не са нито спешни, нито важни
Най-често тези задачи се елиминират, ако е възможно. И ако това не е възможно, ще се вземе предвид, че те най-вероятно ще станат спешни, маловажни задачи.
